Düne ait ne varsa, dünle gitti. Bugün için, yarın önemlidir. Yarın, bugünle birlikte yönetilir.
TOPLANTI
*Birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine TOPLANTI denir.
*Toplantılar, örgütlerin her basamağında sıkça kullaılan ve iyi yönetilirse etkileri yüksek olan örgütsel etkinliklerdir.
*Toplantılar, örgütler için çok önemli olmanın yanında, en çok şikayet ve eleştiri alan örgütsel etkinliklerdir.
*Katılanların çeşitli yakınmalarıyla bitmeyen toplantı hemen hemen olmadığı gibi, toplantıların sorunlarından haberi olmayan yönetici de yoktur.
Bu kadar sorunla dolu olan toplantılardan her şeye rağmen neden vazgeçilmez?
*En etkili iletişim aracıdırlar.Sorun çözme aracıdırlar.
*Katılmalı yönetimi gerçekleştirirler.
*Ekip olarak çalışma imkanı sağlar.
*Örgütsel öğrenmenin vazgeçilmez aracıdırlar.
BiLGİLENDİRME AMAÇLI TOPLANTILAR
Kaynaktan alıcıya sadece bir bilgi akışı söz konusu ise böyle toplantıya bilgilendirici toplantı adı verilebilir. Yöneticinin örgüt ile ilgili konuları katılanlara aktarması ve onları bilgilendirmesi söz konusudur. (Konferans türü toplantılar)
DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI
Bu tip toplantılarda katılanlara sunulan bilgilerin tartışılması ve değerlendirilmesi söz konusudur.(Koordinasyon amacıyla aynı düzeydeki yöneticilerin yaptıkları koordinasyon toplantıları da bu tür toplantıya girebilir. )
SORUN ÇÖZME TOPLANTILARI
Örgütte görülen sorunların çözümü için ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılan toplantılardır.Bu toplantılar, ilgililer ve örgüt üyelerinin katılımı ile gerçekleştirilir.
EĞİTİCİ TOPLANTILAR
Eğitici toplantılarda, katılanların davranışlarını istenilen yönde değiştirmeleri söz konusudur.Bu tip toplantılarda katılanları etkilemek çok önemlidir. (Yeni bir yöntem ya da uygulamanın benimsetilmesi için yapılan toplantılar)
YÖNLENDİRİCİ TOPLANTILAR
Yöneticiler bu tip toplantılarla astlarını, belli konularda amaçlanan yönde harekete geçirmek durumundadırlar Yönetici merkezli toplantı oldukları için otokrat görünümlüdürler. Bu görünümü çağdaş yönetim anlayışına uydurabilmek için,yönlendirmenin otoriter olmayan etkileme yollarıyla yapılması gereklidir.
MÜZAKERE TOPLANTILARI
Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılardır. (Bu toplantılarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar.)
DANIŞMA TOPLANTILARI
Bu toplantıların temel ilkesi paylaşmadır. Toplantıya katılanlar fikir alış-verişinde bulunurlar.Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur.
MESLEKi TOPLANTILAR
Aynı uzmanlık dalında çalışan kişilerin bir konuda karar almaları ya da kararı tartışmaları gerektiğinde başvurulan toplantılardır.
Bu toplantılarda ortak karar alınması zorunludur. Kararlar tartışılarak ortak hale getirilir.Alınan kararlardan grup üyeleri ortak sorumludurlar.
(Zümre öğretmenleri toplantıları gibi)
KOMİSYON - KOMİTE TOPLANTILARI
Komisyonların amacı, bir konuyu incelemek ve bu konu hakkında karar vermeyi kolaylaştırmak için büyük gruba bilgi sunmaktır.(araştırma komisyonu, soruşturma komisyonu gibi)Komite ise yine büyük grup ya da üst makam tarafından kendilerine verilen konuyu görüşüp incelemek üzere kurulan küçük gruptur. Komite üyeleri, genelde farklı çıkar gruplarını ya da uzmanlık alanlarını temsil eden bireylerden oluşur.Bu grupların yaptığı çalışmalar birer ön çalışma ve büyük grubun ya da üst yönetimin karar almasını sağlayıcı niteliktedir. Kararlar oya sunulur ve oy çokluğu esastır.
TOPLANTILARLA İLGİLİ SORUNLARI (VERİMSİZ TOPLANTILAR)
*İhtiyaç olmaksızın toplantı yapmak
*Doğru toplantı türünü seçememek
*Toplantıların araç olmaktan çıkıp amaç olması
*Toplantıların amaçsız ya da amacının belli olmaması
*Hazırlıksız gelen üyeler
*Gereğinden çok kişinin katılması
*Gündemsiz ya da gündemi iyi belirlenmemiş toplantılar
*Zamanı isabetsiz toplantılar
*Toplantı yönetiminde yetersiz başkanlar
Sonuçsuz toplantılar.
PROFESYONEL YÖNETİME GEÇEMEMİŞ ÖRGÜTLERDE;
*Toplantılar düzenli yapılmaz.
*Hayati problemlere kadar pek çok konuda kararlar ayaküstü alınır.
*Toplantıların gerçekleşmesi için katılımcılar gerekli özeni göstermezler. *Başka işleri bahane ederek gerçek katılması gerekenlerin yerine başkalarının katılması daha sık görülür.
*Hemen hemen herkes “Yahu işimiz var bitse de gitsek” diye düşündüğünden toplantıya konsantre olunmaz.
*Not tutulmaz, toplantı tutanağı tutulmaz.
*Takip edilen ve önceden bildirilen bir gündemi bulunmaz
*Toplantıya çağrılan kişiler konusunda gereken özen gösterilmez.
* Bazen ilgisiz kişiler katılır.
*Bazen de çok gerekli kişiler katılmaz ya daçağrılmazlar.
*Toplantıların sonuçları takip edilmez.
Bu durumda da toplantıların varlık nedeni olan sonuçların değerlendirilmesi ve problemlerin çözülmesi gibi ana amaçlar gerçekleşmez.
Toplantıların üyelere bıktırıcı olmaması ve amaca hizmet edebilmesi için takım liderinin toplantı düzenlemesinde usta olması gerekir.
Başarılı verimli Toplantı
Hazırlık Yöneticinin sorumluluğu
Toplantıya iyi hazırlığı sağlamak yöneticinin sorumluluğunda, hazırlığı yapmak ise yardımcılarının görevidir. Toplantı hakkında yanlızca yöneticinin bilgi sahibi olması yeterli değildir. Verimli bir toplantının gerçekleşmesi için yöneticiye yardımcı olacaklarında bu süreç hakkında bilgili olması gerekir.
Yönetici, kendisine yardımcı olacak astlarını yetiştirmeli ve onlara yardımcı olmalıdır. Yardımcılarında toplantının amaçlarını aynı yönetici gibi algılamaları gerekmektedir.Bu nedenle yönetici öncelikle bunu sağlamalı, bunun için onlarla küçük toplantılar yapmalıdır.
Amacım ne? Yöneticinin öncelikle amacını çok iyi bilmesi gerekir.
Toplantının amacı nedir?
*Yönetici amacına ilişkin en uygun iletişim aracının toplantı olduğuna karar verdikten sonra, toplantının amacını belirlemelidir.
*Toplantının yapılış amacı ve genel amacı ortaya konduktan sonra *Toplantının özel amaçları da belirlenmelidir.
*Sorun hakkında yeni bilgilere ulaşma,
*Katılanların sorun hakkında bilgilenmesini sağlama,
*Katılanları ikna etme, etkileme, güdüleme,
*Sorunu daha iyi analiz etme,
*Sorunu çözmek için öneriler geliştirme,
*Kararları paylaşma, karara katılmayı sağlama gibi belirlenen toplantı hedeflerinin ayrıntılı olarak belirlenmesi ve üyelere duyurulması, toplantının başarısının kontrolünü sağlayacaktır.
Toplantının türü ne olmalı? Toplantının belirlenen amaçlara ulaşması, ancak toplantı türünün iyi belirlenmesi ile mümkündür.
Toplantının gündemi? Her toplantının açık bir gündemi olmalıdır. Toplantı gündeminin hazırlanması yöneticinin görevidir. Gündem, her katılanın benimseyebileceği ve katılmaya güdüleyici nitelikte olmalıdır.
Toplantının katılacaklara duyurulması? Gündemin duyurulması üyeleri toplantıya katkıda bulunmaya hazırlayıcı olmalıdır. Bunun için duyurunun zamanı ve nasıl yapıldığı önemlidir.
Toplantının duyurusu, katılanların hazırlığına yetecek kadar önce, unutulmayacak kadar da geç yapılmamalıdır.
Geç yapılan duyurular; hazırlanmaya fırsat bırakmaz, “sizden hazırlanmış olarak gelmeniz beklenmiyor, zaten bu toplantıda sizin düşüncelerinize pek ihtiyaç olmayacak” şeklinde gizli bir anlam içerir.
Toplantının en uygun duyurulma zamanı toplantının türüne göre değişmekle birlikte, toplantıdan 3-5 gün öncedir.
Toplantı duyurusunda; gündem belirtilmeli, üyeye gündeme katkısı sorulmalı, ayrıca duyuru ve gündem yazılı olarak yapılmalıdır.
Katılımcıların belirlenmesi? Katılacakların kaç kişi oldukları ve doğru kişiler arasından seçilmesi önemlidir.
En uygun zaman? En uygun zaman konusunda kesin bir zaman verilemez, ancak yardımcı fikirler verilebilir.
Yıllık, aylık, haftalık, günlük zaman olarak düşünülebilir. İhtiyaç duyulduğunda yapılacak toplantılar için zaman, toplantı sonuçlarını uygulamak ve değerlendirmek için yeterli olmalıdır.
Haftalık toplantılarda en uygun zaman hafta başlarıdır.
Günlük olarak ise hemen mesai saati başında veya sonunda olmamalıdır.
Genel olarak zaman, üyelerin hazırlanmasına imkan tanımalıdır.
Toplantı motivasyonunun sağlanması için de, bayram ve hafta sonu tatili öncesinde ya da izin dönemlerinin öncesinde yapılmamalıdır.
Toplantı mekanının hazırlanması?
*Toplanılacak oda, yeter büyüklükte, iyi havalandırılmıþ, rahatsız edici ışık ve gürültüden arındırılmış ve temiz olmalı.
*Toplantının verimli olabilmesi için toplantı yerinin uygun olması gerekmektedir.
*Toplantınınn yeri, tipi, boyutları, ısı, ışık, havalandırma hususlarına dikkat edilmelidir.
*Katılanlar rahatça soluk alabilmeli, birbirlerini kolayca görebilmeli ve birbirlerini kolayca işitebilmeli, toplantıyı hiç kimse rahatsız etmemeli ve bölmemeli,
*Ortam geren ve zorlayıcı değil, dinlendirici olmalı, İyi görüp duyabilmek, kendini rahat hissetmek, odanın yapısı ve dekorasyonu ile ilgilidir.
*Toplantı odasının resmi ve ağır dekorasyonu olmamalıdır.
*Yerin büyüklüğüne, toplantının türüne, katılımcıların sayısına ve yöneticinin izleyeceği yönteme göre oturma düzeni de belirlenmeli, oturulacak yerler rahat olmalı,
*Toplantı odasında telefon dahi olmamalıdır.
OTURMA DÜZENLERİ
L VEYA V DÜZENİ
Toplantı için uygun olmayan ortamlarda avantaj sağlar
KONFERANS DÜZENİ
Çok sayıda kişinin katılacağı ve bilgilendirme toplantıları için uygundur.
T DÜZENI
Katılanlar konuşmacıyı rahat izler, grup iletişimini kolaylaştırır
OVAL VE DAiRE DÜZENİ
Görsel ve görsel iletişim açısından faydalıdır.
SINIF DÜZENİ
Not tutma, yazı yazma üstünlükleri vardır. İletişimi güçleştirir.
U DÜZENİ
Oldukça sık başvurulur, iletişimi kolaylaştırır.
DEĞİŞTİRİLMİŞ SINIF DÜZENİ
Günlük, çok amaçlı toplantılar ve küçük grup tartışmaları için çok elverişlidir.
KÜÇÜK VE BÜYÜK KARE DÜZENİ
Grup çalışmaları açısından iyidir.
Diğer hazırlıklar
Toplantı için gerekli araç ve gereçler temin edilmesi, kullanılacak kağıt, kalem, içinde toplantı ile ilgili bilgilerin bulunduğu bir dosya gibi malzemelerin hazırlanması, katılımcıların su, diğer içecek ihtiyaçlarının karşılanması ve diğer ikramlar
YÖNETİCİNİN KİŞİSEL HAZIRLIĞI
*Toplantı gündemi hakkında gerekli ve ayrıntılı bilgilere sahibi olma,
*Kendi gündemini ve hedefini belirlemesi,
*Toplantıda yapacağı konuşma ve diğer işlemleri kendi içerisinde mantıksal sıraya koymak,
*Her gündem maddesinin ve konunun önemine göre sırasını ve alacağı sırayı belirleme,
*Toplantı hazırlıklarını yerinde kontrol etmek.
KATILACAKLARIN HAZIRLIĞI
Toplantıya katılacakların hazırlık düzeyi; toplantının hazırlık aşamasında yapılanların başarı ve katılanları etkileme derecesine bağlıdır.
İyi bir hazırlık, katılanı güdüler ve iyi bir hazırlık yapmaya teşvik eder.
Önceki toplantılarda edinilen olumsuz yaşantılar ve olumsuz önyargılar,
katılacakların konuyla ilgi olup olmamaları katılanların hazırlığını etkiler.
İyi hazırlanan bir toplantı katılana “sizin de fikirlerinize ihtiyacımız var. Bunun için iyi hazırlanın” mesajını verir.
TOPLANTININ YÜRÜTÜLMESİ
*Toplantı yöneticinin çağrısı ile olmuştur.
*Bu nedenle yönetici ev sahibidir ve herkesten önce gelmesi faydalıdır.
*Toplantı önceden bildirilen saatte başlatılmalıdır.
*Takım lideri olarak yöneticinin toplantıya girişi uzun, fazla ayrıntılı olmamalı, karışık ve anlaşılmaz çümleler kullanmamalıdır.
*Yönetici; gündemi okumalı, gündeme eklenecek önerileri almalı, oluşacak gündemi özenle izlemelidir
*Lider gündemde yer alan konuları baştan sona özetleyerek tanıtmalı, hangi konuya ne kadar zaman ayrılabileceğini belirtmeli ve gündemdeki ilk konuyu tartışmaya açmalıdır.
*Yönetici “ben”-“sen”-“siz” değil, “BİZ” sözcüğünü kullanmalı ve kullandırmalıdır.
TARTIŞMA
*Herşeyi görme ve kontrol etme zorunluluğu toplantı yöneticiliğinin en zor yanlarından birisidir
*Toplantının yöneticisi çok az konuşmalı, tarafsız olmalı, konuşması yanlızca sorulduğunda açıklama niteliğinde olmalı,
*Tartışmaları özet olarak yazmalı,
*Zamanı izlemeli,uzun açıklamaları özetlemeli
*Üyenin tartışmaya katılmasını sağlamalı
*Çok ve gereksiz konuşmaları önlemeli
*Konunun dışına çıkmamalı ve çıkartmamalı
*Daha üstün görüşler aramalı
*Görüşler arasındaki benzerlikleri ve ayrılıkları üyelerin önüne serebilmeli
*Üyeler arasında oluşacak çatışmaları çözmeli
*Uzun sürecek toplantıları 60-90 dakikalık dönemlere ayırmalı, araya 15-*20 dakikalık dinlenme ve bir şeyler içme zamanı koymalı
SONUÇLANDIRMA
-Gündemdeki her konu, yeterli tartışmadan sonra özetlenip karara bağlanmalıdır.
-Kararlar oy çokluğu ile değil, oy birliği ile alınmalı
-Görüş birliğine varılamazsa gereken oluşum sağlandıktan sonra yeniden toplanılmalıdır.
-Toplantının değerlendirmesi yapılmalıdır.
-Toplantı tutanakları hazırlanmalı ve katılanlara imzalattırılmalıdır.
EYLEM PLANI
Toplantı sonuçunda alınan kararlara göre yapılacak işlerin belirlenmesi ve eylem planlarına dönüştürülmesi, iş programlarına eklemeler ya da çıkartmalar yapılması.
Takım lideri üyelerin örgütsel davranışlarını iyi tanımalıdır. Takımın yapacağı toplantılarda her üyenin nasıl davranacağını tanımak ya da kestirmek toplantının amaca ulaşmasını sağlamayı kolaylaştırır.
Toplantıları kontrol edebilmenin diğer bir yoluda Toplantıya katılanları tanımaktan geçer..
KATILIMCI TİPLERİ
Önerici - karşı önerici - destekleyici - hayırcı - savunucu - akıncı - engelleyici - yergici - anlayıcı - özetçi - araştırıcı - kırıcı - tuzakçı - yakınmacı - erkci - bilgiç - hayran toplayıcı - öğrenci-arabulucu-küskün-aceleci-tecrübeli-hatip-uykucu-grup liderleri
Takım lideri üyelerin örgütsel davranışlarını iyi tanımalıdır.
Takımın yapacağı toplantılarda her üyenin nasıl davranacağını tanımak ya da kestirmek toplantının amaca ulaşmasını sağlamayı kolaylaştırır.
İNSANLARIN GÖSTERDİKLERİ BAZI DAVRANIŞLAR
Önerici - karşı önerici - destekleyici - hayırcı - savunucu - akıncı - engelleyici - yergici - anlayıcı - özetçi - araştırıcı - kırıcı - tuzakçı - yakınmacı - erkci - bilgiç - hayran toplayıcı - öğrenci
TAKIMINIZI TEŞVİK EDİN.
Takdirlerinizi söyleyin
İnsanları yargılamadan, duyguları hakkında konuşmalarına izin verin.
İnsanları yardıma ve katılım göstermeye çağırın.
Dikkatinizi hiç dağıtmadan dinleyin.
İnsanlara yol göstermeleri için şans tanıyın.
İnsanların kendi özerkliklerini kullanmasına ve eylemleri için kendilerini sorumlu tutmalarına olanak tanıyın.
Sadece başarıyı ödüllendirin.
Övgü ve ödülü kişi, takım ve organizasyona uygun hale getirin.
Takımı bütün olarak ödüllendirin. Üyelerin tek tek ödüllendirilmesini takıma bırakın
Her kişiyi tanıma arzusunu ortaya koyun.
Amaçlara ulaşılmasında insanların rolünü kabul edin, onların takdir edilme ihtiyaçlarını tahmin edin.
İnsanlara karşı dürüst olun.
Her şeye ödül yada düzeltici eylemle anında yanıt verin.
Takımla problem çözme ve karar verme uzun zaman alabilir
Kararlara varabilmek için ödün vermek gerekebilir
Üyelerin sorumluluk almaları zor olabilir, kimi kez sorumluluk ortada da kalabilir.
Kimi takım çalışmaları sözde demokratik kurallarla ama güdümlü olarak yönlendirilebilir
Takımın oy çokluğu ile seçtiği çözümler, eylemler kimi zaman azınlığın zararına olabilir
Bu paylaşımı , nezaket gereğide veya zorlada olsa sabırla OKUDUĞUNUZ için teşekkür ederim.
İyi Toplantılar.
Dogukan /CW
TOPLANTI
*Birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine TOPLANTI denir.
*Toplantılar, örgütlerin her basamağında sıkça kullaılan ve iyi yönetilirse etkileri yüksek olan örgütsel etkinliklerdir.
*Toplantılar, örgütler için çok önemli olmanın yanında, en çok şikayet ve eleştiri alan örgütsel etkinliklerdir.
*Katılanların çeşitli yakınmalarıyla bitmeyen toplantı hemen hemen olmadığı gibi, toplantıların sorunlarından haberi olmayan yönetici de yoktur.
Bu kadar sorunla dolu olan toplantılardan her şeye rağmen neden vazgeçilmez?
*En etkili iletişim aracıdırlar.Sorun çözme aracıdırlar.
*Katılmalı yönetimi gerçekleştirirler.
*Ekip olarak çalışma imkanı sağlar.
*Örgütsel öğrenmenin vazgeçilmez aracıdırlar.
BiLGİLENDİRME AMAÇLI TOPLANTILAR
Kaynaktan alıcıya sadece bir bilgi akışı söz konusu ise böyle toplantıya bilgilendirici toplantı adı verilebilir. Yöneticinin örgüt ile ilgili konuları katılanlara aktarması ve onları bilgilendirmesi söz konusudur. (Konferans türü toplantılar)
DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI
Bu tip toplantılarda katılanlara sunulan bilgilerin tartışılması ve değerlendirilmesi söz konusudur.(Koordinasyon amacıyla aynı düzeydeki yöneticilerin yaptıkları koordinasyon toplantıları da bu tür toplantıya girebilir. )
SORUN ÇÖZME TOPLANTILARI
Örgütte görülen sorunların çözümü için ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılan toplantılardır.Bu toplantılar, ilgililer ve örgüt üyelerinin katılımı ile gerçekleştirilir.
EĞİTİCİ TOPLANTILAR
Eğitici toplantılarda, katılanların davranışlarını istenilen yönde değiştirmeleri söz konusudur.Bu tip toplantılarda katılanları etkilemek çok önemlidir. (Yeni bir yöntem ya da uygulamanın benimsetilmesi için yapılan toplantılar)
YÖNLENDİRİCİ TOPLANTILAR
Yöneticiler bu tip toplantılarla astlarını, belli konularda amaçlanan yönde harekete geçirmek durumundadırlar Yönetici merkezli toplantı oldukları için otokrat görünümlüdürler. Bu görünümü çağdaş yönetim anlayışına uydurabilmek için,yönlendirmenin otoriter olmayan etkileme yollarıyla yapılması gereklidir.
MÜZAKERE TOPLANTILARI
Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılardır. (Bu toplantılarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar.)
DANIŞMA TOPLANTILARI
Bu toplantıların temel ilkesi paylaşmadır. Toplantıya katılanlar fikir alış-verişinde bulunurlar.Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur.
MESLEKi TOPLANTILAR
Aynı uzmanlık dalında çalışan kişilerin bir konuda karar almaları ya da kararı tartışmaları gerektiğinde başvurulan toplantılardır.
Bu toplantılarda ortak karar alınması zorunludur. Kararlar tartışılarak ortak hale getirilir.Alınan kararlardan grup üyeleri ortak sorumludurlar.
(Zümre öğretmenleri toplantıları gibi)
KOMİSYON - KOMİTE TOPLANTILARI
Komisyonların amacı, bir konuyu incelemek ve bu konu hakkında karar vermeyi kolaylaştırmak için büyük gruba bilgi sunmaktır.(araştırma komisyonu, soruşturma komisyonu gibi)Komite ise yine büyük grup ya da üst makam tarafından kendilerine verilen konuyu görüşüp incelemek üzere kurulan küçük gruptur. Komite üyeleri, genelde farklı çıkar gruplarını ya da uzmanlık alanlarını temsil eden bireylerden oluşur.Bu grupların yaptığı çalışmalar birer ön çalışma ve büyük grubun ya da üst yönetimin karar almasını sağlayıcı niteliktedir. Kararlar oya sunulur ve oy çokluğu esastır.
TOPLANTILARLA İLGİLİ SORUNLARI (VERİMSİZ TOPLANTILAR)
*İhtiyaç olmaksızın toplantı yapmak
*Doğru toplantı türünü seçememek
*Toplantıların araç olmaktan çıkıp amaç olması
*Toplantıların amaçsız ya da amacının belli olmaması
*Hazırlıksız gelen üyeler
*Gereğinden çok kişinin katılması
*Gündemsiz ya da gündemi iyi belirlenmemiş toplantılar
*Zamanı isabetsiz toplantılar
*Toplantı yönetiminde yetersiz başkanlar
Sonuçsuz toplantılar.
PROFESYONEL YÖNETİME GEÇEMEMİŞ ÖRGÜTLERDE;
*Toplantılar düzenli yapılmaz.
*Hayati problemlere kadar pek çok konuda kararlar ayaküstü alınır.
*Toplantıların gerçekleşmesi için katılımcılar gerekli özeni göstermezler. *Başka işleri bahane ederek gerçek katılması gerekenlerin yerine başkalarının katılması daha sık görülür.
*Hemen hemen herkes “Yahu işimiz var bitse de gitsek” diye düşündüğünden toplantıya konsantre olunmaz.
*Not tutulmaz, toplantı tutanağı tutulmaz.
*Takip edilen ve önceden bildirilen bir gündemi bulunmaz
*Toplantıya çağrılan kişiler konusunda gereken özen gösterilmez.
* Bazen ilgisiz kişiler katılır.
*Bazen de çok gerekli kişiler katılmaz ya daçağrılmazlar.
*Toplantıların sonuçları takip edilmez.
Bu durumda da toplantıların varlık nedeni olan sonuçların değerlendirilmesi ve problemlerin çözülmesi gibi ana amaçlar gerçekleşmez.
Toplantıların üyelere bıktırıcı olmaması ve amaca hizmet edebilmesi için takım liderinin toplantı düzenlemesinde usta olması gerekir.
Başarılı verimli Toplantı
Hazırlık Yöneticinin sorumluluğu
Toplantıya iyi hazırlığı sağlamak yöneticinin sorumluluğunda, hazırlığı yapmak ise yardımcılarının görevidir. Toplantı hakkında yanlızca yöneticinin bilgi sahibi olması yeterli değildir. Verimli bir toplantının gerçekleşmesi için yöneticiye yardımcı olacaklarında bu süreç hakkında bilgili olması gerekir.
Yönetici, kendisine yardımcı olacak astlarını yetiştirmeli ve onlara yardımcı olmalıdır. Yardımcılarında toplantının amaçlarını aynı yönetici gibi algılamaları gerekmektedir.Bu nedenle yönetici öncelikle bunu sağlamalı, bunun için onlarla küçük toplantılar yapmalıdır.
Amacım ne? Yöneticinin öncelikle amacını çok iyi bilmesi gerekir.
Toplantının amacı nedir?
*Yönetici amacına ilişkin en uygun iletişim aracının toplantı olduğuna karar verdikten sonra, toplantının amacını belirlemelidir.
*Toplantının yapılış amacı ve genel amacı ortaya konduktan sonra *Toplantının özel amaçları da belirlenmelidir.
*Sorun hakkında yeni bilgilere ulaşma,
*Katılanların sorun hakkında bilgilenmesini sağlama,
*Katılanları ikna etme, etkileme, güdüleme,
*Sorunu daha iyi analiz etme,
*Sorunu çözmek için öneriler geliştirme,
*Kararları paylaşma, karara katılmayı sağlama gibi belirlenen toplantı hedeflerinin ayrıntılı olarak belirlenmesi ve üyelere duyurulması, toplantının başarısının kontrolünü sağlayacaktır.
Toplantının türü ne olmalı? Toplantının belirlenen amaçlara ulaşması, ancak toplantı türünün iyi belirlenmesi ile mümkündür.
Toplantının gündemi? Her toplantının açık bir gündemi olmalıdır. Toplantı gündeminin hazırlanması yöneticinin görevidir. Gündem, her katılanın benimseyebileceği ve katılmaya güdüleyici nitelikte olmalıdır.
Toplantının katılacaklara duyurulması? Gündemin duyurulması üyeleri toplantıya katkıda bulunmaya hazırlayıcı olmalıdır. Bunun için duyurunun zamanı ve nasıl yapıldığı önemlidir.
Toplantının duyurusu, katılanların hazırlığına yetecek kadar önce, unutulmayacak kadar da geç yapılmamalıdır.
Geç yapılan duyurular; hazırlanmaya fırsat bırakmaz, “sizden hazırlanmış olarak gelmeniz beklenmiyor, zaten bu toplantıda sizin düşüncelerinize pek ihtiyaç olmayacak” şeklinde gizli bir anlam içerir.
Toplantının en uygun duyurulma zamanı toplantının türüne göre değişmekle birlikte, toplantıdan 3-5 gün öncedir.
Toplantı duyurusunda; gündem belirtilmeli, üyeye gündeme katkısı sorulmalı, ayrıca duyuru ve gündem yazılı olarak yapılmalıdır.
Katılımcıların belirlenmesi? Katılacakların kaç kişi oldukları ve doğru kişiler arasından seçilmesi önemlidir.
En uygun zaman? En uygun zaman konusunda kesin bir zaman verilemez, ancak yardımcı fikirler verilebilir.
Yıllık, aylık, haftalık, günlük zaman olarak düşünülebilir. İhtiyaç duyulduğunda yapılacak toplantılar için zaman, toplantı sonuçlarını uygulamak ve değerlendirmek için yeterli olmalıdır.
Haftalık toplantılarda en uygun zaman hafta başlarıdır.
Günlük olarak ise hemen mesai saati başında veya sonunda olmamalıdır.
Genel olarak zaman, üyelerin hazırlanmasına imkan tanımalıdır.
Toplantı motivasyonunun sağlanması için de, bayram ve hafta sonu tatili öncesinde ya da izin dönemlerinin öncesinde yapılmamalıdır.
Toplantı mekanının hazırlanması?
*Toplanılacak oda, yeter büyüklükte, iyi havalandırılmıþ, rahatsız edici ışık ve gürültüden arındırılmış ve temiz olmalı.
*Toplantının verimli olabilmesi için toplantı yerinin uygun olması gerekmektedir.
*Toplantınınn yeri, tipi, boyutları, ısı, ışık, havalandırma hususlarına dikkat edilmelidir.
*Katılanlar rahatça soluk alabilmeli, birbirlerini kolayca görebilmeli ve birbirlerini kolayca işitebilmeli, toplantıyı hiç kimse rahatsız etmemeli ve bölmemeli,
*Ortam geren ve zorlayıcı değil, dinlendirici olmalı, İyi görüp duyabilmek, kendini rahat hissetmek, odanın yapısı ve dekorasyonu ile ilgilidir.
*Toplantı odasının resmi ve ağır dekorasyonu olmamalıdır.
*Yerin büyüklüğüne, toplantının türüne, katılımcıların sayısına ve yöneticinin izleyeceği yönteme göre oturma düzeni de belirlenmeli, oturulacak yerler rahat olmalı,
*Toplantı odasında telefon dahi olmamalıdır.
OTURMA DÜZENLERİ
L VEYA V DÜZENİ
Toplantı için uygun olmayan ortamlarda avantaj sağlar
KONFERANS DÜZENİ
Çok sayıda kişinin katılacağı ve bilgilendirme toplantıları için uygundur.
T DÜZENI
Katılanlar konuşmacıyı rahat izler, grup iletişimini kolaylaştırır
OVAL VE DAiRE DÜZENİ
Görsel ve görsel iletişim açısından faydalıdır.
SINIF DÜZENİ
Not tutma, yazı yazma üstünlükleri vardır. İletişimi güçleştirir.
U DÜZENİ
Oldukça sık başvurulur, iletişimi kolaylaştırır.
DEĞİŞTİRİLMİŞ SINIF DÜZENİ
Günlük, çok amaçlı toplantılar ve küçük grup tartışmaları için çok elverişlidir.
KÜÇÜK VE BÜYÜK KARE DÜZENİ
Grup çalışmaları açısından iyidir.
Diğer hazırlıklar
Toplantı için gerekli araç ve gereçler temin edilmesi, kullanılacak kağıt, kalem, içinde toplantı ile ilgili bilgilerin bulunduğu bir dosya gibi malzemelerin hazırlanması, katılımcıların su, diğer içecek ihtiyaçlarının karşılanması ve diğer ikramlar
YÖNETİCİNİN KİŞİSEL HAZIRLIĞI
*Toplantı gündemi hakkında gerekli ve ayrıntılı bilgilere sahibi olma,
*Kendi gündemini ve hedefini belirlemesi,
*Toplantıda yapacağı konuşma ve diğer işlemleri kendi içerisinde mantıksal sıraya koymak,
*Her gündem maddesinin ve konunun önemine göre sırasını ve alacağı sırayı belirleme,
*Toplantı hazırlıklarını yerinde kontrol etmek.
KATILACAKLARIN HAZIRLIĞI
Toplantıya katılacakların hazırlık düzeyi; toplantının hazırlık aşamasında yapılanların başarı ve katılanları etkileme derecesine bağlıdır.
İyi bir hazırlık, katılanı güdüler ve iyi bir hazırlık yapmaya teşvik eder.
Önceki toplantılarda edinilen olumsuz yaşantılar ve olumsuz önyargılar,
katılacakların konuyla ilgi olup olmamaları katılanların hazırlığını etkiler.
İyi hazırlanan bir toplantı katılana “sizin de fikirlerinize ihtiyacımız var. Bunun için iyi hazırlanın” mesajını verir.
TOPLANTININ YÜRÜTÜLMESİ
*Toplantı yöneticinin çağrısı ile olmuştur.
*Bu nedenle yönetici ev sahibidir ve herkesten önce gelmesi faydalıdır.
*Toplantı önceden bildirilen saatte başlatılmalıdır.
*Takım lideri olarak yöneticinin toplantıya girişi uzun, fazla ayrıntılı olmamalı, karışık ve anlaşılmaz çümleler kullanmamalıdır.
*Yönetici; gündemi okumalı, gündeme eklenecek önerileri almalı, oluşacak gündemi özenle izlemelidir
*Lider gündemde yer alan konuları baştan sona özetleyerek tanıtmalı, hangi konuya ne kadar zaman ayrılabileceğini belirtmeli ve gündemdeki ilk konuyu tartışmaya açmalıdır.
*Yönetici “ben”-“sen”-“siz” değil, “BİZ” sözcüğünü kullanmalı ve kullandırmalıdır.
TARTIŞMA
*Herşeyi görme ve kontrol etme zorunluluğu toplantı yöneticiliğinin en zor yanlarından birisidir
*Toplantının yöneticisi çok az konuşmalı, tarafsız olmalı, konuşması yanlızca sorulduğunda açıklama niteliğinde olmalı,
*Tartışmaları özet olarak yazmalı,
*Zamanı izlemeli,uzun açıklamaları özetlemeli
*Üyenin tartışmaya katılmasını sağlamalı
*Çok ve gereksiz konuşmaları önlemeli
*Konunun dışına çıkmamalı ve çıkartmamalı
*Daha üstün görüşler aramalı
*Görüşler arasındaki benzerlikleri ve ayrılıkları üyelerin önüne serebilmeli
*Üyeler arasında oluşacak çatışmaları çözmeli
*Uzun sürecek toplantıları 60-90 dakikalık dönemlere ayırmalı, araya 15-*20 dakikalık dinlenme ve bir şeyler içme zamanı koymalı
SONUÇLANDIRMA
-Gündemdeki her konu, yeterli tartışmadan sonra özetlenip karara bağlanmalıdır.
-Kararlar oy çokluğu ile değil, oy birliği ile alınmalı
-Görüş birliğine varılamazsa gereken oluşum sağlandıktan sonra yeniden toplanılmalıdır.
-Toplantının değerlendirmesi yapılmalıdır.
-Toplantı tutanakları hazırlanmalı ve katılanlara imzalattırılmalıdır.
EYLEM PLANI
Toplantı sonuçunda alınan kararlara göre yapılacak işlerin belirlenmesi ve eylem planlarına dönüştürülmesi, iş programlarına eklemeler ya da çıkartmalar yapılması.
Takım lideri üyelerin örgütsel davranışlarını iyi tanımalıdır. Takımın yapacağı toplantılarda her üyenin nasıl davranacağını tanımak ya da kestirmek toplantının amaca ulaşmasını sağlamayı kolaylaştırır.
Toplantıları kontrol edebilmenin diğer bir yoluda Toplantıya katılanları tanımaktan geçer..
KATILIMCI TİPLERİ
Önerici - karşı önerici - destekleyici - hayırcı - savunucu - akıncı - engelleyici - yergici - anlayıcı - özetçi - araştırıcı - kırıcı - tuzakçı - yakınmacı - erkci - bilgiç - hayran toplayıcı - öğrenci-arabulucu-küskün-aceleci-tecrübeli-hatip-uykucu-grup liderleri
Takım lideri üyelerin örgütsel davranışlarını iyi tanımalıdır.
Takımın yapacağı toplantılarda her üyenin nasıl davranacağını tanımak ya da kestirmek toplantının amaca ulaşmasını sağlamayı kolaylaştırır.
İNSANLARIN GÖSTERDİKLERİ BAZI DAVRANIŞLAR
Önerici - karşı önerici - destekleyici - hayırcı - savunucu - akıncı - engelleyici - yergici - anlayıcı - özetçi - araştırıcı - kırıcı - tuzakçı - yakınmacı - erkci - bilgiç - hayran toplayıcı - öğrenci
TAKIMINIZI TEŞVİK EDİN.
Takdirlerinizi söyleyin
İnsanları yargılamadan, duyguları hakkında konuşmalarına izin verin.
İnsanları yardıma ve katılım göstermeye çağırın.
Dikkatinizi hiç dağıtmadan dinleyin.
İnsanlara yol göstermeleri için şans tanıyın.
İnsanların kendi özerkliklerini kullanmasına ve eylemleri için kendilerini sorumlu tutmalarına olanak tanıyın.
Sadece başarıyı ödüllendirin.
Övgü ve ödülü kişi, takım ve organizasyona uygun hale getirin.
Takımı bütün olarak ödüllendirin. Üyelerin tek tek ödüllendirilmesini takıma bırakın
Her kişiyi tanıma arzusunu ortaya koyun.
Amaçlara ulaşılmasında insanların rolünü kabul edin, onların takdir edilme ihtiyaçlarını tahmin edin.
İnsanlara karşı dürüst olun.
Her şeye ödül yada düzeltici eylemle anında yanıt verin.
Takımla problem çözme ve karar verme uzun zaman alabilir
Kararlara varabilmek için ödün vermek gerekebilir
Üyelerin sorumluluk almaları zor olabilir, kimi kez sorumluluk ortada da kalabilir.
Kimi takım çalışmaları sözde demokratik kurallarla ama güdümlü olarak yönlendirilebilir
Takımın oy çokluğu ile seçtiği çözümler, eylemler kimi zaman azınlığın zararına olabilir
Bu paylaşımı , nezaket gereğide veya zorlada olsa sabırla OKUDUĞUNUZ için teşekkür ederim.
İyi Toplantılar.
Dogukan /CW
